Sobre a importância da Gestão Documental e do acondicionamento dos documentos, a própria Legislação Brasileira prevê com muita cautela a descrição de documento em si e de seu armazenamento.
Um arquivo em ordem transmite a eficiência de que o trabalho não seja feito muitas vezes e auxilia nas decisões a serem tomadas e ainda que, mesmo com o uso do computador, o arquivo físico ainda é muito usado para preservar informações para consultas imediatas e futuras, além de resguardar o fator histórico de alguns documentos.
O fator diferencial, ou até mesmo necessidade absoluta quando se trata de arquivamento e seu correto uso e organização, devem fazer parte da consciência de todos os colaboradores que fazem uso do arquivo, toda empresa se beneficia se uma informação é transmitida corretamente e no tempo certo.
O arquivo físico de uma empresa não deve ser visto como um problema a ser enfrentado, mas sim como um grande aliado e o seu ponto forte, quando bem organizado. Afinal, recuperar informações rapidamente significa facilidade de trabalho tanto para o executivo quanto para a secretária.
A importância dos arquivos cresceu enormemente à medida que se desenvolveram os conceitos sociais, econômicos e culturais da humanidade. A industrialização também representou papel importante na sociedade, exigindo arquivos de melhor qualidade, maiores e mais funcionais.
Percebe-se que com o passar do tempo e com a evolução das empresas, o acúmulo de documentos tem aumentado significativamente, necessitando assim de mobiliários e técnicas de Gestão Documental que sigam regras e padrões, a fim de facilitar o arquivamento, bem como a localização dos documentos.
Muitos têm caráter somente histórico ou de consulta temporária, porém há aqueles que a sua guarda deve ser permanente, são os arquivos fiscais, de RH entre outros.
Por documentação é o conjunto de técnicas cujo objetivo primordial é a produção, sistematização, distribuição e utilização de documentos.
Para a perfeita sintonia na Gestão de Documentos, são necessárias regras e padrões a serem seguidos, são as chamadas metodologias de arquivamento.
A partir da melhor solução, deve ser criado um guia explicativo, compondo e explicando item a item acondicionado. Este deverá expor tanto a importância arquivística dos itens quanto os aspectos de gestão, como regras de arquivamento alfabético, numérico ou ainda alfanumérico.
Deve-se levar em conta também que para cada documento deve existir um “vencimento”, devidamente explicado na tabela de temporalidade documental correspondente.
A importância da documentação e de sua guarda está além de seus métodos, faz-se perceber a necessidade de um mobiliário pertinente e adequado à função, como por exemplo o arquivo deslizante.
Para casos onde é preciso guardar os documentos por anos, o arquivo deslizante é uma ótima solução, pois o mesmo evita que os documentos sofram deterioração. Os arquivos deslizantes ajudam a manter a conservação dos documentos, pois fazem a vedação completa dos itens armazenados.
