Organizar archivos físicos puede parecer difícil, principalmente si ustedes tiene un gran volumen de documentos, sea en empresas, industrias hasta mismo en residencias. Por eso separamos un simple paso a paso para la organización de los archivos físicos y mantelos organizados. Son ellos.
Cuidados con el ambiente de almacenamiento:
- El primer detal de la organización de archivos físicos es reservar un espacio para realizar el almacenamiento. La London Archivos tiene diversos tipos de archivos, cada un para objetivos específicos. Mira acá y comprenda el mejor tipo para ustedes;
- Es importante reservar una área que sea gran suficiente para los archivos actuales siempre pensando también en nuevos lotes que irán a surgir futuramente;
- En el día a día de la actividad empresarial, siempre es necesario consultar documentos, emitir reporte, manosear equipamientos. Entonces si cada cosa es en su debido sitio, la ejecución de las tareas será naturalmente más ágil, fácil y rápida.
La selección inicial es lo momento más importante, donde serán analizados todos los papeles, separando cada uno de ellos de acuerdo con un asunto específico.
- En seguida, es necesario separa por categorías, facilitando consultas futuras: clientes, temas, clases de servicios, etc;
- Defina los temas que más adécuense a la realidad de su emprendimiento. Por ejemplo:
I. Pasta de documentos administrativos, separados por datas;
II. Documentos comerciales, separados por datas;
III. Dados de los colaboradores, separados por área de actuación
IV. Notas fiscales;
V. Fijas catastrales de los clientes con la letra A.
Elegir un método de almacenamiento
Un método de almacenamiento La gran parte de los archivos presientes en pastas es organizada de diferentes formas. De acuerdo con el tipo de documento o la estructura organizacional de la oficina. En las lecturas enfocado en organización existen cuatro metodologías del almacenamiento:
- Alfabética;
- Geográfica;
- Numérica;
- Ideográfica.
La London, adoptó la metodología numérico colorida para la identificación de los numerales de 0 hasta 9, a metodología de numérica coloridas para identificación de números do 0 a 09, y también ofrecemos ese producto para nuestros clientes. ¡Mira acá!
¿Retiro? ¡Guarda! en el sitio correcto! Solo un pequeño error es suficiente para que toda la organización quédese comprometida. Después de demasiado trabajo para organizar uno archivo ustedes no quiere correr el risco de necesitar organizar todo nuevamente ¿correcto?
Entonces, crie dentro de la empresa uma rutina de organización diaria, fortaleciendo la cultura de que, siempre que un archivo fuer retirado de su sitio, el debe ser almacenado correctamente después de su uso.
Haga uma Limpieza
- Al menos en cada 12 meses, vale la pena analizar cada un de los documentos y hacer uma limpieza en las papeleo. Jugando afora archivos sin necesidad y nulo jurídicamiente. Limpiar el ambiente en que están los papeles también ayuda a reducir las posibilidades de incidencia de hongos, que pueden damnificar los documentos ali archivados.
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