Passo a Passo da Organização de Arquivos Físicos

Passo a Passo da Organização de Arquivos Físicos

Organizar arquivos físicos pode parecer difícil, principalmente se você tiver um volume grande de documentos, seja em empresas, indústrias ou até mesmo em residências.

Por isso, separamos um passo a passo simples para a organização de arquivos físicos e mantê-los organizados. São eles:

  1. Cuidados com o ambiente de armazenamento
    O primeiro detalhe da organização de arquivos físicos é reservar um espaço para realizar o armazenamento. A London tem diversos tipos de arquivos, cada um para algo específico. Confira aqui e entenda qual o melhor para você!

É importante reservar uma área que seja grande o suficiente para os arquivos atuais, sempre pensando também nos novos lotes de documentações que irão surgir futuramente.

No dia a dia da atividade empresarial, sempre é necessário consultar documentos, emitir relatórios, manusear equipamentos. Então se cada coisa estiver no seu devido lugar, a execução das tarefas será naturalmente mais ágil, fácil e rápida.

2. Seleção de documentos

A seleção inicial é o momento mais importante, onde serão analisados todos os papéis, separado cada um deles de acordo com um assunto específico.

Em seguida, é necessário separar por categorias, facilitando consultas posteriores: clientes, temas, datas, tipos de serviços, etc.

Defina os temas que mais se adequam à realidade do seu negócio. Por exemplo:

  • Pasta de documentos administrativos, separados por datas;
  • Documentos comerciais, separados por datas;
  • Dados dos funcionários, separados por área de atuação;
  • Notas fiscais;
  • Fichas cadastrais de clientes com a letra A .

3. Escolher um método de armazenamento

A grande parte dos arquivos presentes em pastas é organizada de diferentes formas, conforme o tipo de documento ou a estrutura organizacional do escritório. Nas leituras focadas em organização, existem 4 metodologias de método de armazenamento:

A London, adotou a metodologia de numérica coloridas para identificação de números do 0 ao 09, e de quebra, também oferecemos esse produto aos nossos clientes. Confira aqui!

4. Retirou? Guarde no lugar adequado!

Basta um pequeno erro para que toda a organização fique comprometida. Após tanto trabalho para organizar o arquivo você não quer correr o risco de ter que arrumar tudo de novo, certo?

Então, crie dentro da empresa uma rotina de organização diária, fortalecendo a cultura de que, sempre que um arquivo for retirado de seu lugar, ele deve ser guardado corretamente após o seu uso.

5. Faça uma limpeza

Pelo menos a cada 12 meses, vale a pena analisar cada documento para realizar uma limpeza na papelada, se desfazendo de arquivos sem necessidade e sem validade jurídica. Limpar o ambiente em que então os papéis também ajuda a reduzir as chances de incidência de fungos, que podem deteriorar os documentos ali guardados.

Visite o site da London e conheça melhor os serviços de arquivos e acessórios a preços acessíveis para um melhor custo benefício da sua empresa.

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