Organizar arquivos físicos pode parecer difícil, principalmente se você tiver um volume grande de documentos, seja em empresas, indústrias ou até mesmo em residências.
Por isso, separamos um passo a passo simples para a organização de arquivos físicos e mantê-los organizados. São eles:
- Cuidados com o ambiente de armazenamento
O primeiro detalhe da organização de arquivos físicos é reservar um espaço para realizar o armazenamento. A London tem diversos tipos de arquivos, cada um para algo específico. Confira aqui e entenda qual o melhor para você!
É importante reservar uma área que seja grande o suficiente para os arquivos atuais, sempre pensando também nos novos lotes de documentações que irão surgir futuramente.
No dia a dia da atividade empresarial, sempre é necessário consultar documentos, emitir relatórios, manusear equipamentos. Então se cada coisa estiver no seu devido lugar, a execução das tarefas será naturalmente mais ágil, fácil e rápida.
2. Seleção de documentos
A seleção inicial é o momento mais importante, onde serão analisados todos os papéis, separado cada um deles de acordo com um assunto específico.
Em seguida, é necessário separar por categorias, facilitando consultas posteriores: clientes, temas, datas, tipos de serviços, etc.
Defina os temas que mais se adequam à realidade do seu negócio. Por exemplo:
- Pasta de documentos administrativos, separados por datas;
- Documentos comerciais, separados por datas;
- Dados dos funcionários, separados por área de atuação;
- Notas fiscais;
- Fichas cadastrais de clientes com a letra A .
3. Escolher um método de armazenamento
A grande parte dos arquivos presentes em pastas é organizada de diferentes formas, conforme o tipo de documento ou a estrutura organizacional do escritório. Nas leituras focadas em organização, existem 4 metodologias de método de armazenamento:
- Alfabética;
- Geográfica;
- Numérica;
- Ideográfica.
A London, adotou a metodologia de numérica coloridas para identificação de números do 0 ao 09, e de quebra, também oferecemos esse produto aos nossos clientes. Confira aqui!
4. Retirou? Guarde no lugar adequado!
Basta um pequeno erro para que toda a organização fique comprometida. Após tanto trabalho para organizar o arquivo você não quer correr o risco de ter que arrumar tudo de novo, certo?
Então, crie dentro da empresa uma rotina de organização diária, fortalecendo a cultura de que, sempre que um arquivo for retirado de seu lugar, ele deve ser guardado corretamente após o seu uso.
5. Faça uma limpeza
Pelo menos a cada 12 meses, vale a pena analisar cada documento para realizar uma limpeza na papelada, se desfazendo de arquivos sem necessidade e sem validade jurídica. Limpar o ambiente em que então os papéis também ajuda a reduzir as chances de incidência de fungos, que podem deteriorar os documentos ali guardados.
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